در دنیای مدرن و پر سرعت امروز، و در حالیکه استفاده از کامپیوتر ها و ابزارهای دیجیتالی با سیر صعودی در حال گسترش است، باید در فکر تمهیداتی بود تا گردش کاغذ و بوروکراسی اداری جای خود را به سیستمهای خودکار و اتوماسیون اداری بدهد. در این میان بخش اعظمی از کار به اسناد حقوقی و بازرگانی ، چکها و سفته ها، تعهدنامه ها و… برمی گردد. امروزه بخش زیادی از اسناد مکتوب از شکل کاغذی به شکل الکترونیکی درآمده اند. لذا باید این اسناد نیز به نحوی دارای امضای دیجیتالی و پشتوانه حقوقی می شدند تا قابلیت جایگزین شدن بجای کاغذ را پیدا کنند.
در دنیای مجازی امروز هر مکانیزمی که بتواند سه نیاز زیر را در خصوص اسناد و مدارک دیجیتالی بر آورده کند، امضای دیجیتالی نامیده می شود:
الف) دریافت کننده سند یا پیام الکترونیکی بتواند هویت صاحب سند را به درستی تشخیص داده و از جعلی نبودن آن اطمینان حاصل کند.
ب) صاحب و امضا کننده سند بعدا نتواند محتوای سند یا پیام ارسالی خود را به هیچ طریقی انکار کند.
ج) یک متقلب ثالث نتواند پیامها یا اسناد جعلی تولید و آنها را به دیگران منتسب کند.
